ACCESS

QUE ES ACCESS

Microsoft Access es un programa, utilizado en los sistemas operativos Microsoft Windows, para la gestión de bases de datos creado y modificado por Microsoft y orientado a ser usado en entornos  personal o en pequeñas organizaciones. Es un componente de la suite Microsoft Office. Permite crear ficheros de bases de datos relacionales que pueden ser fácilmente gestionadas por una interfaz gráfica sencilla. Además, estas bases de datos pueden ser consultadas por otros programas. Dentro de un sistema de información, entraría dentro de la categoría de gestión, y no en la de ofimática, como podría pensarse. Este programa permite manipular los datos en forma de tablas (formadas por filas y columnas), crear relaciones entre tablas, consultas, formularios para introducir datos e informes para presentar la información.

FORMATOS

.mdb:.accdb - Base de datos Access
.accde - Base de datos Access protegida, con macros (versión 2007 y posteriores)
.accdr - Base de datos Access que opera como protegida aunque es un accdb "encubierto" (versión 2007 y posteriores)
.mam - Macro Access
.maq - Consulta Access
.mar - Informe Access
.mat - Tabla Access
.maf - Formulario Access
.adp - Proyecto Access
.adn - Plantilla de proyecto Access
.acm - Un pt simplemente orba alicante

Tutorial de Microsoft Access

Al ejecutar el programa de Microsoft Access saldrá una ventana de diálogo  donde se puede escoger o

crear la base de datos con la que se va a trabajar. Escoger “Base de datos en blanco” y pulsar “Aceptar”.

A continuación hay que elegir el nombre que le vamos a dar a la nueva base de datos y en qué directorio

vamos a almacenarla. Escoged el directorio personal de cada uno y llamadla “tutorial.mdb”. “mdb” es la

extensión por defecto para las bases de datos de Access (Microsoft Data Base).

Una vez hecho esto aparecerá la ventana principal de Access (ver figura). Contiene un listado con todos

los objetos que conforman nuestra base de datos. Estos objetos se agrupan, según sus características, en

seis fichas o carpetas: Tablas, Consultas, Formularios, Informes, Macros y Módulos. Aquí vamos a

aprender a utilizar las características básicas de las cuatro primeras.

 Conforme nos movemos entre estas seis fichas se ven listados de todos los objetos de ese tipo que contiene la base de datos activas (en este momento no habrá ninguno). A lado de este listado aparecen tres botones: Abrir, Diseño y Nuevo (en algunos de los objetos cambia el nombre pero sus funciones son similares). El primer botón ejecuta el objeto seleccionado, el segundo permite editar un objeto ya creado para hacer modificaciones o revisiones y el tercero crea un nuevo objeto, que dependerá de la ficha que esté activada.

Tablas

Una tabla es un conjunto de información acerca de una persona, cosa o evento. Access representa las tablas en forma similar a las hojas de cálculo, donde las columnas son campos y las filas son registros.

En una tabla, un campo es una clase de información como puede ser la edad, localidad, sexo, DNI, etc. Un registro es un conjunto de información acerca de una persona, cosa o evento específico. En este caso Edad=21, Localidad=Granada, Sexo=Varón, DNI=24.344.233, etc. Un punto importante que hay que es que cada registro debe ser único en la tabla correspondiente. Para ello, existe un campo cuyo valor nunca puede repetirse a través de todos los registros de la tabla; este campo se denomina clave principal. En el ejemplo mostrado podría ser el DNI.

La definición de las tablas es el eje sobre el cual giran los demás elementos de Microsoft Access. Como se dijo, una base de datos la forman los datos propiamente dichos y los programas que los manipulan. Puede decirse que las tablas constituyen los datos en sí y que los demás elementos de Access son los programas que los manipulan.

Creación de Tablas

A continuación vamos a crear una base de datos de ejemplo sencilla correspondiente a una compañía discográfica. Los campos que vamos a usar serán el título del disco, el autor, el número de copias vendidas y el precio de venta. Para hacer esto, pulsamos en la ficha “Tablas” (si es que no estamos ya en esta ficha) y hacemos un clic del ratón en el botón “Nuevo”. Nos saldrá una ventana de diálogo preguntando por la forma en que queremos crear la tabla (si queremos hacer el diseño sin ayuda, si queremos un asistente para ayudarnos a hacer la tabla, si queremos importar una tabla ya existente, etc.). Nosotros escogeremos “Vista Diseño” para construir nuestra tabla desde cero.

En el entorno de Access entonces nos aparecerá una gran tabla con tres columnas. En la primera de ellas “Nombre del campo” vamos a introducir los distintos campos de los que va a constar nuestra base de datos (en este caso título, autor, copias vendidas y precio). En la segunda de ellas “Tipo de datos” vamos a definir si los valores del campo en cuestión serán de texto, numéricos, etc.). La tercera es para introducir una breve descripción de a qué se refiere cada campo y es opcional.

Lo primero que haremos será escribir los cuatro campos de nuestra base de datos en la primera columna (usar los cursores, el tabulador o el ratón para moverse entre celdas igual que como se hace en Microsoft Excel). Conforme vamos escribiendo el nombre de los campos en la columna “Tipo de datos” se activa el tipo por defecto que es “Texto”.

Finalmente sólo queda por definir la columna de “Tipo de datos” para cada campo recién creado. En nuestro caso, los dos únicos campos que no son de texto son copias vendidas (que debe ser de tipo numérico) y precio (que debe ser de tipo moneda, aunque también se podría definir como numérico). Para ello debemos mover el cursor a la celda “Tipo de datos” del campo copias vendidas y hacer un clic en el pequeño botón de la derecha para que el programa nos muestre una pequeña lista desplegable con todos los tipos de datos posibles. Seleccionar “Numérico” (ver figura). Hacer lo mismo con el campo precio pero seleccionando “Moneda”.

Una vez hecho esto, ya tenemos definidos correctamente todos los campos que vamos a usar, así que seleccionamos Archivo��Guardar para guardar nuestra nueva tabla. El programa preguntará por el nombre con el que vamos a almacenar la tabla. Escribid “discos” y pulsar Aceptar. Microsoft Access se dará cuenta ahora que no se ha declarado ningún campo como clave principal así que preguntará si queremos que nos defina un nuevo campo de forma automática que contenga dicha clave principal. Pulsar “Sí”. De esta forma, Access introduce un campo llamado Id que contendrá un valor único para cada uno de los registros que introduzcamos en el futuro y que se irá actualizando de forma secuencial y automática. Cerrad la ventana para volver a la ventana principal con todas las fichas.

Introducción de datos en una tabla

Cada tabla de la base de datos (así como cada una de las fichas de Microsoft Access) tiene dos presentaciones: Vista diseño y Vista de la ficha en cuestión en ejecución. La Vista diseño es la que ya hemos visto antes para definir los campos de la tabla. La “Vista de hoja de datos” contiene todos los datos pertenecientes a la tabla. Para introducir datos en la tabla seleccionamos la tabla “discos” de la ficha “Tablas” y pulsamos el botón “Abrir”. Lo que veremos será nuestra tabla discos (que todavía no tiene ningún registro). Para conmutar entre los dos tipos de vistas basta pulsar el botón ó (según sea la vista actual) a la izquierda de la barra de herramientas.

Ahora ya podemos empezar a introducir datos en nuestra tabla. Usando el tabulador, los cursores o el ratón introducir los siguientes datos: Título	Autor	Copias Vendidas	Precio
Purple Rain	Prince	10000	1500
Dark Side of the Moon	Pink Floyd	6000	2300
The Wall	Pink Floyd	60000	3000
Somos unos animales	Extremoduro	4000	3000
1999	Prince	6000	1500
Gold Experience	Prince	8000	3000

mas informacion en:
http://www.youtube.com/watch?v=qui2ZCI73mQ